YILDIZ SAVAŞLARI: Episode π - Yapay Zekâ Proje Yöneticisine Karşı

Bilgi teknoloji ürünleri üzerinde analizleriyle bilinen ve teknoloji dünyasında önemli bir otorite olarak kabul edilen Gartner araştırma şirketi, 2030 yılına kadar proje yönetimi işlerinin yüzde 80'inin yapay zekâ tarafından yapılacağını öngörüyor.

"Vader… Karanlık Taraf… daha mı güçlü?" Luke Skywalker

Yapay zekâ (AI), büyük verilerin işlenmesi, çok çeşitli algoritmalarla her türlü veriyi kullanarak tahmin yapma ve çok zaman alan, özellikle rutin işlerin otomasyon ile saniyeler içerisinde tamamlanması gibi kabiliyetleri sayesinde pek çok alanda olduğu gibi proje yönetiminde de çeşitli görevleri insanlardan daha iyi yapabilir. Yapay zekânın proje yönetimindeki etkisi önceliklendirme, zamanlama, maliyet tahmini, kaynak tahsisi, modelleme, dağıtım metodolojilerine uyarlama, tahmine dayalı analitik, risk yönetimi ve otomasyon gibi temel alanlarda kendini göstermeye başladı bile. Özellikle büyük ve karmaşık projelerin başarısında yapay zekânın önemi daha da artıyor. Nedenlerine hızlı bir bakış atalım:

1. Veri Analizi ve Tahminleme

Proje yönetimi büyük oranda, mevcut durum ve geçmiş verilerine dayanarak projenin gidişatına yönelik tahminleme yapmak ve bu tahminlere dayalı olarak gerekli aksiyonları planlamak ve yönetmek demektir.

AI Neden İyi:

• Hız ve Hacim: AI, büyük miktarda veriyi hızla analiz edebilir. İnsanlar, bu veri hacmini işlemek için çok daha fazla zamana ve çabaya ihtiyaç duyar.

• Kalıp Tanıma: Makine öğrenimi algoritmaları, karmaşık veri setlerinde gizli kalıpları ve eğilimleri tespit edebilir. İnsanlar, bu kalıpları fark etmekte zorlanabilir veya gözden kaçırabilir.

• Tahmin Doğruluğu: AI, geçmiş verileri analiz ederek gelecekteki proje risklerini ve sonuçlarını daha doğru tahmin edebilir.
  

2. Risk Yönetimi

Proje yönetimi otomasyonunun en gelişmiş alanlarından biri risk yönetimidir. Yeni uygulamalar, liderlerin ve proje yöneticilerinin normalde fark edilmeyebilecek riskleri öngörmelerine yardımcı olmak için büyük veriyi ve makine öğrenimini kullanıyor. Bu araçlar zaten hafifletici eylemler önerebiliyor ve yakında belirli risk türlerinden kaçınmak için planları otomatik olarak ayarlayabilecekler.

AI Neden İyi:

• Proaktif Yaklaşım: AI, potansiyel riskleri erken tespit edebilir ve bunlara karşı proaktif önlemler alabilir.

• Sürekli İzleme: AI, proje verilerini sürekli olarak izleyebilir ve anormal durumları hemen belirleyebilir.

• Otomatik Müdahale: Risk yönetimi araçları, belirli riskler ortaya çıktığında otomatik müdahalelerde bulunabilir.

"C-3PO: Efendim! Bir asteroid kümesinin içinde zarar görmeden ilerleme olasılığı yaklaşık olarak 3720′de 1.

Han: Bana olasılıklardan bahsetme."

3. Kaynak Optimizasyonu

Özellikle kaynakların ortak kullanıldığı ve paralel yürüyen projeler olduğunda ya da bir proje kaynağının proje dışı farklı görevlerinin de söz konusu olduğu durumlarda, sürekli değişen öncelikler ve aciliyetler nedeniyle proje planını ve kaynak tahsisini daimi olarak revize etme ve en optimum çözümü bulmaya çalışma proje yöneticilerinin korkulu rüyasıdır. Geleneksel proje yönetim araçları da bu sorunu çözme konusunda hiçbir zaman yeterli olamamıştır. Sırf bu nedenden sürekli olarak en uygun proje yönetimi aracı konusunda kısırdöngüye giren tartışmalara defalarca şahit olmuşumdur.

AI Neden İyi:

• Verimlilik: AI, kaynakların en verimli şekilde nasıl kullanılacağını hesaplayabilir ve önerilerde bulunabilir.

• Esneklik: AI, proje gereksinimleri değiştikçe kaynak tahsisini dinamik olarak ayarlayabilir.

• Çakışmaların Önlenmesi: Kaynak çakışmalarını ve fazlalıkları minimize ederek verimliliği artırır.

4. Otomasyon ve Rutin Görevler

Proje yönetim süreçleri tekrarlayan ve rutin işlerle doludur ve bunlar proje yöneticisinin zamanını çok daha değerli işlerde kullanmasının önüne geçer.

AI Neden İyi:

• Zaman Tasarrufu: AI, tekrarlayan ve rutin görevleri otomatikleştirerek proje yöneticilerinin ve ekiplerin zamanını daha verimli kullanmalarını sağlar.

• Hata Azaltma: Otomasyon, insan hatası riskini azaltır.

• Sürekli Çalışma: AI, insan müdahalesine ihtiyaç duymadan 7/24 çalışabilir.

5. Planlama ve Zamanlama

Projenin planlanması ve plana göre gidişatın sürekli olarak kontrol edilmesi, değerlendirilmesi ve planın mevcut duruma ya da olası risklere göre revize edilmesi en kritik ve en zaman alıcı aksiyonlardan biridir. Optimum planlama ile plana uyum noktasında başarı artar ve kaynaklar maximum verimle kullanılabilir.

AI Neden İyi:

• Hassas Zamanlama: AI, görevlerin ve kaynakların en uygun zamanlamasını belirlemek için karmaşık zamanlama algoritmalarını kullanabilir.

• Güncellemeler: Proje planlarını ve zaman çizelgelerini sürekli olarak güncelleyebilir ve optimize edebilir.

• Koordinasyon: Birden fazla projenin zamanlamasını koordine edebilir ve çakışmaları önleyebilir.

6. Raporlama ve Durum Güncellemeleri

Veri analitiği ve otomasyon girişimleri artık kuruluşların proje yönetim ofisinin (PMO) rolünü kolaylaştırmasına ve optimize etmesine yardımcı oluyor. Yapay zekâ hızı ve karmaşık analizleri yapabilme yeteneği ile bunu bir kaç adım öteye taşıyor.

AI Neden İyi:

• Gerçek Zamanlı Bilgi: AI, gerçek zamanlı olarak proje durumu hakkında raporlar ve güncellemeler sağlayabilir. Proje ilerlemesinin anlık olarak izlenmesi, potansiyel sorunları önceden tahmin edilmesi sağlanabilir.

• Netlik: Veri analitiği kullanarak, raporları ve görselleştirmeleri daha net ve anlaşılır hale getirebilir. Süreçler ve politikalar için uyumluluk net bir şekilde izlenebilir.

• Kişiselleştirilmiş Bilgiler: Paydaşlara özel ve ilgili bilgileri hızlıca sunabilir.   Proje raporlarının otomatik olarak hazırlanması, dağıtılması ve geri bildirimlerin toplanması sağlanabilir.

7. Maliyet Yönetimi

Günün sonunda bir projenin başarısı ya da başarısızlığı kârlılığı ile ölçülüyor. Kamu ve özel sektördeki bilgi sistemleri uygulama projeleri hakkındaki raporlarından tanınan bağımsız bir uluslararası BT araştırma danışmanlık firması olan Standish Goup, özellikle BT projelerindeki hatalara ve olası iyileştirmelere odaklanarak, görev açısından kritik yazılım uygulamalarını incelemektedir. Bu şirketin Harvard Business Review'da yayınlanan aşağıdaki açıklaması çok çarpıcıdır:

"Projelere her yıl yaklaşık 48 trilyon dolar yatırım yapılıyor. Ancak Standish Group'a göre projelerin yalnızca %35'i başarılı sayılıyor. Geri kalan %65'in boşa harcanan kaynakları ve gerçekleşmemiş faydaları akıllara durgunluk veriyor."

AI Neden İyi:

• Bütçe Tahminleri: AI, geçmiş projelerden elde edilen verileri analiz ederek daha doğru bütçe tahminleri yapabilir.

• Harcama Takibi: Gerçek zamanlı harcama takibi yaparak bütçe sapmalarını önleyebilir.

• Tasarruf Fırsatları: Maliyet optimizasyonu fırsatlarını belirleyebilir ve önerilerde bulunabilir.

8. Karar Destek

Seçim ve önceliklendirme bir tür tahmindir: Hangi projeler kuruluşa en fazla değeri getirecek? Doğru veriler mevcut olduğunda, ML başka yollarla fark edilemeyen kalıpları tespit edebilir ve tahminlerde bulunma konusunda insan doğruluğunu büyük ölçüde aşabilir.

AI Neden İyi:

• Veriye Dayalı Kararlar: AI, veri analizine dayalı olarak daha bilinçli kararlar alınmasını sağlar. Doğru temellere sahip lansmana hazır projelerin daha hızlı tanımlanması ve başarı şansı daha yüksek olan ve en yüksek faydayı sağlayan projelerin seçimi mümkün olur. Proje portföyünde daha iyi bir denge ve organizasyondaki riske genel bakış sağlar.

• Hızlı Kararlar: AI, hızlı analiz yaparak karar süreçlerini hızlandırır.

• Objektiflik: İnsan yanlılıklarından ve de ön yargılarından arınmış, objektif öneriler sunar. Karar alma sürecinde insan önyargılarının ortadan kaldırılmasını sağlar.

Yavaş yavaş sesinizi duyar gibiyim; "Ne yani şimdi PMP sertifikam yalan mı oldu! Ya tecrübelerim?

"

Durun bir dakika!

Galaksiye Yeni Düzen Getirebiliriz !

Yapay zekâ (AI) ve otomasyon teknolojilerinin proje yönetiminde kullanılması büyük avantajlar sağlasa da, proje yöneticilerine olan ihtiyaç tamamen ortadan kalkmaz. Yapay zekâ veriye dayalı öneriler sunabilir, ancak nihai stratejik kararları vermek ve bu kararların iş hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak insan müdahalesi gerektirir.

Proje yöneticileri, ekibi motive etmek, çatışmaları çözmek ve bir ekip kültürü oluşturmak gibi liderlik gerektiren rolleri üstlenirler. AI bu tür insan etkileşimlerinde yetersiz kalır. Proje yöneticileri, karşılaşılan problemler için yaratıcı çözümler geliştirebilir. AI'nın yaratıcı problem çözme yeteneği sınırlıdır. Proje Yöneticileri Projeyle ilgili paydaşlarla etkili iletişim kurar. Bu, özellikle paydaş beklentilerinin yönetimi ve müzakerelerde önemlidir. Proje süreçlerinde beklenmedik değişiklikler ve zorluklar ortaya çıkabilir. İnsan yöneticiler, bu tür durumlara esneklikle ve hızlı bir şekilde yanıt verebilir. Proje yöneticileri, değişen gereksinimlere ve dış etkenlere göre proje planlarını ve stratejilerini esnetebilir ve uyarlayabilir. Proje yöneticileri, ekip üyelerinin duygusal ve kişisel ihtiyaçlarını anlama ve destekleme yeteneğine sahiptir. AI, duygusal zekâ gerektiren durumları anlamakta ve yönetmekte yetersizdir. İyi bir proje yönetimi, ekip üyeleri ve paydaşlarla güçlü ilişkiler kurmayı gerektirir. Bu tür ilişkiler güven ve saygı üzerine kuruludur. Proje yöneticileri, projelerdeki etik meseleleri ele alabilir ve sosyal sorumluluklarını göz önünde bulundurabilir. AI, etik kararlar verme yeteneğine sahip değildir ve bu tür konuları insan denetimi gerektirir. Proje yöneticileri, projelerin toplumsal etkilerini değerlendirebilir ve sürdürülebilirlik gibi konuları yönetebilir. Deneyimli proje yöneticileri, geçmiş projelerden edindikleri bilgi ve sezgiyle karmaşık durumları ve zorlukları yönetebilirler. AI'nın öğrenme kapasitesi sınırlı olmakla birlikte, insan deneyiminin yerini tam olarak alamaz. Proje yöneticileri, ekip üyelerine mentorluk ve koçluk yaparak onların gelişimine katkıda bulunurlar. AI, kişisel gelişim ve kariyer koçluğu konularında insan desteği kadar etkili olamaz.

Özetle, yapay zekâ ve otomasyon, proje yönetiminde birçok işlemi kolaylaştırabilir ve verimliliği artırabilir. Ancak, stratejik kararlar, liderlik, yaratıcı problem çözme, esneklik, duygusal zekâ, etik değerlendirmeler ve deneyim gerektiren durumlarda proje yöneticilerine olan ihtiyaç devam edecektir. Bu nedenle, AI ve insan proje yöneticileri birlikte çalışarak en iyi sonuçları elde edebilirler.

"Benim seni yok etmeme izin verme. Luke, öneminin farkında değilsin. Güçlerini anca keşfetmeye başladın. Bana katıl ve öğrenimini tamamlayacağım. Birleşmiş güçlerimizle bu yok edici ikilemi sona erdirip galaksiye düzeni getirebiliriz." Darth Vader

Darth Vader'a bu kez hak verebiliriz sanırım. Proje yöneticilerinin karanlık taraftan korkmasına gerek yok. Yapay zekâ, proje yönetimi ve program yönetimi başarısı için sadece güçlü ve temel bir araç olacaktır.

Ancak hiç bir dönüşüm sancısız olmaz. Bir proje yöneticisiyseniz ve nereden başlayacağınızı merak ediyorsanız öncelikle bu sorularla yüzleşmekte fayda var:

• En son durum güncellemesi de dahil olmak üzere tüm projelerinizin doğru bir envanterini çıkarmak için zaman harcamaya hazır mısınız?

• Proje verilerinizi toplamak, temizlemek ve yapılandırmak için birkaç ay boyunca çeşitli kaynaklara yatırım yapabilir misiniz?

• Aylık ilerleme raporlarınız gibi eski proje yönetimi alışkanlıklarınızdan vazgeçmeye karar verdiniz mi?

• Proje yönetimi topluluğunuzun bu yeni teknoloji konusunda eğitilmesine yatırım yapmaya hazır mısınız?

• Geleneksel konfor alanlarının dışına çıkıp projelerini yönetme biçimlerini kökten değiştirmeye istekliler mi?

• Kuruluşunuz yeni bir teknolojiyi kabul edip benimsemeye ve giderek artan riskli kararların dizginlerini devretmeye hazır mı?

• Kuruluşunuz için daha iyi performans göstermeyi öğrenirken bu teknolojinin hata yapmasına izin vermeye hazır mısınız?

• Bu proje için yönetici sponsorunuz, kuruluşunuzda bu dönüşüme liderlik edecek kapasiteye ve güvenilirliğe sahip mi?

• Kıdemli liderler otomasyonun faydalarını görmeye başlamak için birkaç aydan bir yıla kadar beklemeye istekli mi?

Bu soruları aştıktan sonra gerisi çok daha kolay olacak. Tek zorluk, organizasyon içinde daha kişisel, yaratıcı ve liderlik rolüne uyum sağlamak olacaktır. Çünkü teknoloji çoktan beklenen noktaya evrilmiş durumda iş sadece onu öğrenmeye ve kullanmaya kalıyor.

Örnek teknoloji incelemeleri başka bir yazının konusu olsun o zamana kadar da yukarıdaki soruları samimi olarak cevaplamaya çalışın. Ve Yoda'ya kulak verin:

"Sen de 900 yaşına geldiğinde bu kadar iyi görünmeyeceksin." Yoda

Yorum ve sorularınız bekliyorum. Beni sosyal medyada takip edin . Web siteme veya diğer çalışmalarımdan bazılarına buradan göz atın aysegulaydinsengoz.com

Kaynak: Harvard Business Review https://hbr.org/2023/02/how-ai-will-transform-project-management